因此問題分析在解決問題中扮演非常重要的步驟，如果要快速解決問題，那麼「問題分析與分解」的方法就值得大家來學習。
問題分析與分解方法
課程還沒有進入"問題分析與解決的方法"時，我問這一組，針對這個問題，你們都用何種方法來解決問題，學員告訴我說，他們會針對6%的下滑(98% - 92% =6%)，使用魚骨圖或開會使用腦力激盪方法來找問題的原因，然後針對原因，再透過開會，大家一起找出對策。
學員講完之後，我就對學員說，你們不錯喔，至少解決問題是有步驟有工具的，而不是都是靠經驗或直覺來解決。
接下來我就告訴學員，從你們的方法中，有一個步驟你們忽略了，如果加上這個步驟，你們的解決問題方法，就更有邏輯，而且還能快速解決問題，這個步驟就是「問題分析與分解」。學員聽完之後，眼睛簡直為之一亮，大家都非常期待接下來的課程。
接下來我就以這一組的問題，為何"員工的留任率偏低"來說明問題分析與分解的三大步驟。
步驟一: 定義與描述問題
What
1.發生什麼問題?
When
2.問題何時發生??
3.在過去的歷史紀錄，問題第一次發生是何時?
Who
4.此問題是誰發現的?
5. 影響那些單位?
Where
6.問題在那裡被發現的?
How
7.問題發生的頻率?
8 .問題如何被發現?
How impact
9.問題的影響層面多廣?
這裡舉兩個問項來快速找到一些線索。例如從第三個問項，" 在過去的歷史紀錄，問題第一次發生是何時?" 從這一組的問題，我們發現在2015年4月之前，員工的留任率都在98%，但是在2015年5月之後，員工的留任率就下滑到96%，然後逐月下滑，資料分析後，我們就會發現2015年4月~5月應該有些變化，才會造成員工的留任率下滑，因此差異來自於變化，只要找出此變化的原因，問題就有可能被解決了。
又例如從第七個問項，經過一些資料分析，我們發現，從2015年5月之後，每個月都發現此問題。有時候也會分析出，只有2015年5月、6月發生此問題，7月之後就沒有發生。另外一個情況就是，2015年5月、6月發生此問題，7月、8月又沒有發生，9月、10月又發生此問題。以上這三種問題發生的頻率，解決問題的邏輯就會不一樣。
步驟二: 問題分解與差異分析
要快速解決問題，一定要掌握問題分解與差異分析技巧。所謂問題分解與差異分析，就是要使用層別法的概念，利用80/20法則來找出關鍵的問題，然後針對關鍵的問題來解決問題。
如果公司今天發生了一個問題，你可以很快的透過層別法的概念來思考，它將加速你抓住問題的核心方向，進而提高解決問題的成功機率。例如:這個問題是短期問題還是長期問題?是公司制度面的問題還是非制度面的問題?是人的問題還是非人的問題? 如果遇到是人的問題，建議暫時不要去解決，因為有時人的問題不是在短時間可以解決的，因此解決問題不能盲目行事，要先仔細思考，然後再動手解決。
使用層別法的概念來分解問題其實不難，它的困難是如何快速找到某種標準或變數加以分類。根據個人的經驗，大家不妨可以從下面4個技巧來層別資料，加速你找到關鍵問題。
1. 從問題的指標公式組成來層別分解
2. 從趨勢圖來層別分解
3. 從流程圖來層別分解
4. 用6W3H 來層別分解
從上面提的問題，為何員工的留任率偏低，我們來使用技巧一來分解問題，這個問題的指標是"留任率"，透過我們的分析，發現之前的留任率公式沒有包含新人三個月試用期的資料，後來這個公式有加入新人三個月試用期的資料，資料分析後，問題就解了，哈哈，學員簡直不敢相信，結果大家還一直想把兇手找出來，到底是誰調整了公式，沒有告訴大家，讓大家白忙一場。
步驟三: 設定目標
目標設定的高低，決定我們解決問題的幅度，當然也決定問題分解的廣度。例如: 如果我們針對"為何員工的留任率偏低"的問題，目標設定98%，經過公式的調整後是96%，距離目標還有2%，那我們還是必須再做其他的問題分解。如果目標設定96%，經過公式的調整後是96%，那就目標達成了。
步驟一: 定義與描述問題
步驟二: 問題分解與差異分析
步驟三: 設定目標
這些步驟中的工具，6W3H與層別法，也可以單獨使用，尤其是層別法，對問題的分解，真的非常好用，運用層別法的四個技巧，無論多困難的問題，都可以快速拆解問題，進而解決問題。
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